Daten
schutz

Diese Datenschutzerklärung beschreibt, wie die Agentiq Intelligence GmbH personenbezogene Daten verarbeitet, wenn Sie die Agentiq-App nutzen: beim Aufruf der App und ihrer öffentlichen Seiten, bei Registrierung, Anmeldung und Kauf, bei der Nutzung gebuchter Leistungen, wenn Sie Konten anderer Dienste wie Google oder Meta mit Agentiq verbinden, und wenn Sie mit uns in Kontakt stehen. Sie gilt unabhängig davon, unter welcher Adresse die App aufgerufen wird (app.agentiq-intelligence.com oder app.agentiqai.de).

Die zentrale Fassung steht unter agentiq-intelligence.com/de/datenschutz. Dort beschreibt Teil A den Besuch unserer Website; dieser Text ist dort Teil B und wortgleich mit der Fassung in der App.

1. Verantwortlicher und Kontakt

Verantwortlich ist die Agentiq Intelligence GmbH, Neuer Wall 50, 20354 Hamburg, Deutschland.

• Datenschutz, Auskunft und Löschung: info@agentiq-intelligence.com
• Konto, Vertrag und Rechnung: konten@agentiqai.de

Einen Datenschutzbeauftragten haben wir derzeit nicht benannt.

2. Wann wir Verantwortlicher und wann Auftragsverarbeiter sind

Für die Daten unserer Kunden, ihrer Nutzerinnen und Nutzer und ihrer Ansprechpersonen sind wir selbst verantwortlich, soweit es um Konto, Vertrag, Abrechnung, Support und die Sicherheit der App geht.

Viele Daten bearbeiten wir dagegen im Auftrag unserer Kunden: Anfragen, Nachrichten und Anrufe ihrer Kundschaft, Gespräche, bei denen ein Kunde die Gesprächshilfe einsetzt, Bewerbungen, Belege, Inhalte und Besucher ihrer Websites sowie Daten aus Konten, die ein Kunde mit Agentiq verbindet. Dafür schließen wir mit Kunden, die Agentiq als Unternehmer nutzen, einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Verantwortlich ist dann der Kunde, und seine Datenschutzhinweise gelten. Bestellen Sie Agentiq als Verbraucher für private Zwecke, schließen wir keinen solchen Vertrag; wir verarbeiten diese Daten dann als Verantwortliche nach dieser Datenschutzerklärung, um die gebuchte Leistung zu erbringen. Sind Sie Kundin oder Kunde, Anruferin oder Anrufer, Gesprächspartner, Bewerberin oder Bewerber oder Websitebesucher eines Agentiq-Kunden, wenden Sie sich mit Fragen bitte zuerst an dieses Unternehmen; wir unterstützen es bei der Antwort.

Die folgenden Abschnitte beschreiben beide Fälle, damit sichtbar ist, welche Daten in Agentiq verarbeitet werden und an wen sie gehen.

3. Welche Daten wir wofür verarbeiten

3.1 Aufruf der App und Server-Protokolle

Beim Aufruf der App verarbeiten unsere Server technisch notwendige Verbindungsdaten: IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, Browser- und Geräteangaben sowie Status- und Fehlerangaben. Wir brauchen sie, um die App auszuliefern, Angriffe und Fehler zu erkennen und die Zahl der Anfragen je Absender zu begrenzen. Für diese Begrenzung hält die App IP-Adressen nur im Arbeitsspeicher. Protokolle unserer Serverdienste, die IP-Adressen enthalten können, löschen wir nach spätestens 30 Tagen.

Die App selbst bindet keine Analyse- oder Werbedienste ein und setzt keine Cookies zu Analyse- oder Werbezwecken. Wie Sie und Ihr Team die App nutzen, messen wir selbst und ohne Cookie (Abschnitt 3.6). Was auf Landingpages und Websites gilt, die Agentiq betreibt, beschreiben die Abschnitte 3.12 und 3.13.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist ein sicherer und verfügbarer Betrieb.

3.2 Cookies und Speicher in Ihrem Browser

Die App speichert in Ihrem Browser nur, was für die von Ihnen genutzten Funktionen nötig ist:

• Anmeldung: ein Sitzungs-Cookie, solange Sie angemeldet sind, höchstens 400 Tage.
• Verbindung mit anderen Diensten: ein Cookie, das den Verbindungsvorgang absichert, höchstens zehn Minuten.
• Arbeitsbereich: der zuletzt gewählte Bereich, 365 Tage.
• Begonnene Recruiting-Anfrage: ein Cookie für den laufenden Vorgang, sieben Tage.
• Vorschau: der in einer Vorschau gewählte Betrieb, sieben Tage, und der gewählte Bereich, 365 Tage.
• Freigabe per Link: Öffnen Sie einen Freigabelink aus einer E-Mail, gilt die Anmeldung dafür höchstens 15 Minuten.
• Einstellungen und Entwürfe: Darstellung, Seitenleiste, Ansicht, unfertige Eingaben und der Verlauf interner Chats im lokalen Speicher Ihres Browsers, bis Sie ihn leeren.

Rechtsgrundlage für das Speichern und Auslesen ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG, weil diese Einträge für den von Ihnen gewünschten Dienst unbedingt erforderlich sind; für die weitere Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 lit. b oder f DSGVO.

3.3 Registrierung, Anmeldung und Konto

Für Ihr Konto verarbeiten wir E-Mail-Adresse, Name, Unternehmen, Rolle und Berechtigungen, Ihr Passwort ausschließlich als Hash, die Zeitpunkte von Registrierung und Anmeldung und bei Konten mit erweitertem Zugriff einen zweiten Faktor. Anmeldungen von Konten mit Verwaltungsrechten protokollieren wir mit Zeitpunkt und Rolle, ohne IP-Adresse, um Zugriffe nachweisen zu können. Verwenden Sie einen Passkey, speichern wir dessen öffentlichen Schlüssel, nicht das Geheimnis auf Ihrem Gerät.

Die Anmeldung betreiben wir selbst mit der Software Supabase Auth auf unseren eigenen Servern. Melden Sie sich über Ihr Google- oder Apple-Konto an, sofern diese Möglichkeit angeboten wird, erhalten wir von dort Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und eine Kontokennung.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für unsere Vertragspartner. Für Nutzerinnen und Nutzer, die ein Kunde einlädt, ist es Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; das berechtigte Interesse beider Unternehmen liegt in einem gesicherten, nachvollziehbaren Zugang.

3.4 Kauf, Vertrag, Widerruf und Zahlung

Beim Kauf verarbeiten wir Ihren Namen beziehungsweise die Unternehmensangaben und die Ansprechperson, die Angabe, ob Sie als Verbraucher oder Unternehmer bestellen, die gebuchte Leistung, den Preis, die im Kaufmoment bestätigten Erklärungen und die Fassungs-IDs der bestätigten Vertragstexte. Diese Nachweise speichern wir unveränderlich. Einen Kauf können Sie über einen Bestätigungslink per E-Mail abschließen; dieser Link gilt sieben Tage.

Die Zahlung wickelt Stripe ab (Stripe Payments Europe, Limited, Irland). Stripe erhält Ihre E-Mail-Adresse und interne Kennungen Ihres Kontos und der gebuchten Leistung; Rechnungsadresse, Steuernummer und Zahlungsdaten geben Sie direkt bei Stripe ein, bei SEPA-Lastschrift auch Kontoinhaber und IBAN. Für die Zahlungsabwicklung, die Betrugsprävention und eigene gesetzliche Pflichten ist Stripe selbst verantwortlich; es gelten die Datenschutzhinweise von Stripe.

Lassen wir einen Vertrag elektronisch unterschreiben, nutzen wir einen Signaturdienst mit Sitz in Frankreich. Er erhält das Dokument sowie Name und E-Mail-Adresse der Unterzeichnenden und bewahrt den Signaturnachweis nach eigenen Bedingungen zehn Jahre auf.

Nutzen Sie die elektronische Widerrufsfunktion, speichern wir Ihren Namen, die Angabe zum Vertrag, die E-Mail-Adresse für die Eingangsbestätigung, den Wortlaut Ihrer Erklärung sowie Datum und Uhrzeit ihres Eingangs. Wir bestätigen Ihnen den Eingang per E-Mail; eine Kopie geht an unser Widerrufspostfach.

Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag), Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Aufbewahrungspflichten und die gesetzlich vorgeschriebene Eingangsbestätigung eines Widerrufs) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Nachweis geschlossener Verträge und abgegebener Erklärungen).

3.5 E-Mails von Agentiq

Wir senden E-Mails zu Konto und Vertrag, etwa Einladungen, Anmelde- und Bestätigungslinks, Kauf- und Widerrufsbestätigungen und Löschnachweise, dazu Betriebs-E-Mails zu gebuchten Leistungen. Soweit vereinbart, erhalten Sie Lebenszyklus-Mails und Wochenbelege mit Kennzahlen Ihrer Leistungen; diese können Werte aus verbundenen Diensten wie Google Analytics oder der Google Search Console enthalten. Lebenszyklus-Mails und Wochenbelege können Sie jederzeit mit einem Klick abbestellen.

Für den Versand nutzen wir einen E-Mail-Versanddienst in Frankreich (EU). Er erhält Empfängeradresse, Betreff, Inhalt und Versandangaben und bewahrt Versandprotokolle nach seinen eigenen Fristen auf. Die Technik sendet nur über einen dafür freigegebenen EU-Server und stoppt die Übertragung sonst. Fällt der Dienst aus, weichen wir nicht auf ein anderes Konto aus, auch nicht auf ein Gmail-Konto. Ein zweiter Versandweg über einen Anbieter mit Sitz in den USA ist im System angelegt, aber nicht eingeschaltet; er könnte nur mit einem fest an die EU gebundenen Konto senden. Bevor wir ihn einschalten, nehmen wir den Anbieter in die Liste unserer Unterauftragsverarbeiter und in diese Erklärung auf.

Meldet der E-Mail-Dienst, dass eine Adresse E-Mails dauerhaft ablehnt oder dass eine unserer E-Mails als Spam gemeldet wurde, speichern wir die Adresse mit Grund und Zeitpunkt auf einer Sperrliste, solange sie nötig ist, um diese Zustellungen zu verhindern. An eine dauerhaft ablehnende Adresse senden wir keine E-Mails mehr; nach einer Spam-Meldung nur noch E-Mails, die für den Vertrag oder gesetzlich nötig sind.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für Lebenszyklus-Mails, Wochenbelege und die Sperrliste Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist eine nützliche und zuverlässige Kommunikation ohne unerwünschte Zustellungen.

3.6 Nutzung der Plattform und gebuchte Leistungen

Wir zählen ohne Cookies, welche Produktseiten und Hauptaktionen genutzt werden und an welchem Schritt eine Einrichtung, das Onboarding oder ein Kauf fortgesetzt oder abgebrochen wird. Gespeichert werden ausschließlich feste Ereignis- und Schrittbezeichnungen, das Produkt, der Zeitpunkt und ein nicht rückrechenbarer Prüfwert statt der Nutzerkennung. Freitext, Namen, Kontaktangaben, eingegebene Inhalte und IP-Adressen werden dabei nicht gespeichert. Wir nutzen diese Angaben, um Wege in der Plattform zu verbessern und Fehlerstellen zu erkennen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist eine verständliche und zuverlässig nutzbare Plattform.

In Agentiq verarbeiten wir, was Sie und Ihr Team eingeben oder hochladen, die Ergebnisse der Agenten, Aufgaben, Freigaben, Protokolle der Läufe und den Verlauf Ihrer Gespräche im Chat. Welche Daten ein gebuchtes Modul zusätzlich verarbeitet, beschreibt die jeweilige Leistungsbeschreibung. Handlungen nach außen, etwa Nachrichten an Ihre Kundschaft, Veröffentlichungen oder Änderungen an Werbekampagnen, führt Agentiq nach der für Ihr Konto eingestellten Arbeitsweise aus: selbstständig im vereinbarten Rahmen oder erst nach Ihrer Freigabe. Ausgaben löst Agentiq nur mit Ihrer Freigabe oder innerhalb eines von Ihnen freigegebenen Budgets aus.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; soweit wir im Auftrag handeln, die Rechtsgrundlage des Kunden.

Nutzungsmessung. Damit wir sehen, ob Agentiq für Sie funktioniert, an welcher Stelle Kunden nicht weiterkommen und wen wir unterstützen sollten, speichern wir je Person und ohne Cookie: welche Bereiche der App aufgerufen werden (als Seitenmuster ohne Kennungen und ohne Suchbegriffe, mit dem zugehörigen gebuchten Produkt), Anmeldungen, Fortschritte im Einrichtungsgespräch (nur welche Frage beantwortet oder gezeigt wurde, nie die Antwort), das Öffnen eines Chats, die Zahl gesendeter Chatnachrichten (nie ihren Inhalt) und das Öffnen von Karten. Daraus berechnen wir für den Betrieb aktive Tage, letzte Aktivität und einen Hinweis, wenn ein Kunde längere Zeit nicht aktiv war. Diese Daten sieht nur Agentiq, weder Ihr Team noch andere Kunden. Wir werten Ihre Nutzung nicht für Werbung aus und geben sie nicht weiter. Wir löschen die Einzelereignisse nach 13 Monaten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist es, unsere Leistung zu verbessern und Kunden rechtzeitig zu unterstützen. Sie können widersprechen (Abschnitt 9).

3.7 KI-Verarbeitung

Agentiq erbringt viele Leistungen mit KI-Modellen externer Anbieter in den USA und in der EU. Dafür übermitteln wir die für die jeweilige Aufgabe nötigen Inhalte, etwa Ihre Anfrage, Gesprächsausschnitte, Unternehmensangaben, Inhalte Ihrer Wissensbasis und Ergebnisse aus verbundenen Diensten. Die Antwort speichert Agentiq in Ihrem Konto.

• Sprachmodelle: für den Core Agent, die Fachagenten, den Chat, Entwürfe und automatische Antworten, Auswertungen, die Einordnung eingehender Nachrichten, das Auslesen von Belegen (Abschnitt 3.18) sowie Hinweise und Analyse der Gesprächshilfe (Abschnitt 3.17). Bei Recherchefragen kann ein Modell eine Websuche ausführen. Bilder und Dateien, die Sie im Chat anhängen, werden mitgesendet.
• Suchvektoren: Ihre Wissensbasis und Ihr Gesprächsgedächtnis werden in Suchvektoren umgewandelt, damit Agentiq passende Inhalte wiederfindet.
• Sprache: Umwandlung von Sprache in Text, Sprachausgabe (Vorlesen von Antworten) und Sprachgespräche in Echtzeit im Onboarding, in Interviews mit Gästen (Abschnitt 3.15) und im Telefon-Empfang (Abschnitt 3.16). Für die Gesprächshilfe und die Diktierfunktion nutzen wir einen Spracherkennungsdienst, der den Ton in der EU verarbeitet und ihn nicht zur Verbesserung seiner Modelle speichert.
• Sichtbarkeit in KI-Antworten: Um zu messen, ob und wie Ihr Unternehmen in KI-Antworten erwähnt wird, stellen wir mehreren KI-Antwortdiensten Fragen zu Branche, Ort und Unternehmen. Personenbezogene Daten Ihrer Kundschaft enthalten diese Fragen nicht. Die KI-Systeme Grok und Llama erreichen wir nur über den globalen Zugang eines Modellvermittlers außerhalb der EU; dorthin gehen ausschließlich diese allgemeinen Suchfragen, ohne Kontaktangaben und ohne die Anschrift Ihres Betriebs, und jede Anfrage verlangt, dass nur Endpunkte antworten, die Eingaben nicht speichern (Zero Data Retention), und untersagt die Datensammlung.
• Chat für Beschäftigte: Im Modul Agentiq Chat verarbeiten wir Anfragen ausschließlich über Modellzugänge mit Rechenzentren in der EU. Bei dem einzeln wählbaren Modell Claude Fable speichert Google Ein- und Ausgaben bis zu 30 Tage zur Missbrauchsprüfung und teilt sie zu diesem Zweck mit dem Modellhersteller Anthropic PBC in den USA. Grundlage für die Übermittlung sind Standardvertragsklauseln beziehungsweise das EU-US Data Privacy Framework. Wenn Sie „Strenger Datenschutz“ aktivieren, wird dieses Modell nicht genutzt.
• Bilder und Videos: Für Motive auf Websites, die Agentiq für Sie erstellt, nutzen wir Bildmodelle über den globalen Zugang eines Modellvermittlers in den USA, ausschließlich für Motive ohne Personenbezug. Gesendet wird nur die Beschreibung des Motivs, eine Szene, die sich aus Branche, Leistungen, gewünschter Stimmung und einer Landschaftsart ergibt; die Region wählt nur die Landschaftsart, Ortsnamen gehen nicht mit. Namen, Kontaktdaten, Kundendaten, Kundenfotos, Fotos von Personen, Vorlagen und Kundentexte gehen nicht mit. Vor dem Senden prüft Agentiq die Beschreibung und bricht ab, wenn sie eine E-Mail-Adresse, eine Telefonnummer, eine Anschrift, einen persönlichen Profil-Link oder einen Namen aus Ihrem Konto enthält. Jede Anfrage verlangt, dass nur Endpunkte antworten, die Eingaben nicht speichern (Zero Data Retention), und untersagt die Datensammlung und die Nutzung zur Verbesserung von Modellen. Fällt dieser Weg aus, erzeugt unser Anbieter in der EU das Motiv. Weitere Bilder und Werbevideos beschreibt Abschnitt 4.

Sprachaufnahmen speichert Agentiq nicht, nur den erkannten Text; im Telefon-Empfang und in der Gesprächshilfe auch diesen nicht. Vor dem Sprachgespräch im Onboarding holen wir Ihre Einwilligung ein. Nutzen Sie in internen Chats die Diktierfunktion Ihres Browsers, verarbeitet der Hersteller Ihres Browsers die Aufnahme nach dessen Bedingungen.

Was die Anbieter mit den Daten tun dürfen:

• Die Anbieter der Sprachmodelle, der Suchvektoren und der Sprachdienste verwenden die Daten nach ihren Bedingungen für Geschäftskunden nicht zum Training ihrer Modelle. Ein- und Ausgaben löschen sie in der Regel nach spätestens 30 Tagen; Ausnahmen gelten nach deren Bedingungen etwa zur Aufklärung von Missbrauch. Sprachaufnahmen zur Umwandlung in Text bewahren sie nicht auf.
• Eine Ausnahme ist der Dienst für Bilder und Videos: Er darf Eingaben nach seinen Bedingungen auch zur Verbesserung seiner Modelle verwenden (Abschnitt 4). Für die Motive von Websites gilt das nicht.

Wir selbst verwenden Ihre Daten nicht zum Training allgemeiner KI-Modelle. Antwortregeln, die aus Ihren Korrekturen entstehen, und Ihr Gesprächsgedächtnis bleiben in Ihrem Konto.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; soweit wir im Auftrag handeln, die Rechtsgrundlage des Kunden. Für das Sprachgespräch im Onboarding ist es Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie jederzeit widerrufen können.

Die KI trifft keine Entscheidungen, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen (Art. 22 DSGVO). Automatische Antworten im Posteingang sind als solche gekennzeichnet; der Telefon-Empfang sagt zu Beginn, dass ein KI-Assistent spricht.

3.8 Posteingang und Kundenkommunikation

Wenn Sie Kommunikationskanäle verbinden, sammelt Agentiq eingehende Nachrichten Ihrer Kundschaft im Posteingang. Diese Daten verarbeiten wir in Ihrem Auftrag.

• E-Mail: über die Verbindung „Gmail-Postfach“ (Abschnitt 3.9), über Microsoft 365 (Abschnitt 3.11) oder über einen IMAP-Zugang, den Sie selbst eintragen. Agentiq ruft regelmäßig die ungelesenen Nachrichten Ihres Posteingangs ab, je Abruf höchstens 50 und unabhängig von ihrem Alter. Gespeichert werden Absenderadresse und -name, Empfänger, Betreff, der Text der Nachricht bis 4.000 Zeichen und technische Kennungen für die Zuordnung der Antwort. Agentiq ordnet Kontakte zu und kann Aufgaben anlegen. Anhänge speichert Agentiq nur als Belege (Abschnitt 3.18).
• Was im Postfach geschieht: Ohne Ihre eingeschaltete Sortier-Einstellung verändert Agentiq Ihr Gmail-Postfach nicht. Mit dieser Einstellung gelten die in Abschnitt 3.9 beschriebenen, umkehrbaren Änderungen. In einem Microsoft-Postfach verändert Agentiq Nachrichten nicht. Andere Postfächer markiert Agentiq nach dem Speichern als gelesen, damit keine Nachricht doppelt ankommt; ist das Sortieren des Posteingangs eingeschaltet, erhält die Nachricht dort zusätzlich ein Schlagwort mit ihrer Kategorie.
• WhatsApp Business: über die WhatsApp-Programmierschnittstelle von Meta mit Telefonnummern, Nachrichten und Zustellstatus.
• Telegram: über einen Telegram-Bot, den Sie verbinden, mit Chat-Kennung und Nachrichten.
• Formulare und Chat Ihrer von Agentiq betriebenen Website (Abschnitt 3.13) sowie Anrufe im Telefon-Empfang (Abschnitt 3.16).

Beim Öffnen eines Gesprächs ordnet Agentiq die letzte eingegangene Nachricht automatisch ein, etwa als Anfrage, Support oder Information. Dafür gehen Kanal, Anzeigename und bis zu 2.000 Zeichen der Nachricht an ein Sprachmodell; das Ergebnis wird nur angezeigt. Für einen Antwortentwurf gehen Absender, Betreff, bis zu 12.000 Zeichen der Nachricht und passende Inhalte Ihrer Wissensbasis an das Sprachmodell. Ist die automatische Antwort eingeschaltet, formuliert das Modell aus bis zu 6.000 Zeichen des Gesprächsverlaufs und Ihren Unternehmensangaben eine Antwort. Korrigieren Sie einen Entwurf, leitet Agentiq aus Eingangsnachricht, Entwurf und Endfassung Antwortregeln für Ihr Konto ab, die spätere Antworten beeinflussen.

Antworten versendet Agentiq über den Kanal, über den die Nachricht kam. E-Mails an Ihre Kundschaft gehen ausschließlich über Ihren eigenen Absender: Ihren Versandzugang, Gmail oder Microsoft 365.

3.9 Verbindung mit Google

Wenn Sie Google mit Agentiq verbinden, erteilen Sie im Dialog von Google Berechtigungen. Agentiq erhält Zugangstokens, speichert sie verschlüsselt für Ihr Unternehmen und nutzt sie nur für die hier beschriebenen Funktionen. Ihr Google-Passwort erhält Agentiq nicht. Welche Funktionen Sie nutzen können, hängt von Ihren gebuchten Leistungen ab. Die Inhalte aus Ihren Google-Diensten verarbeiten wir in Ihrem Auftrag; für die Verbindung selbst ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Ihre eigene Google-Verbindung fragt diese Berechtigungen an:

• Kalender (calendar.events): Termine anzeigen, auf Ihre Anweisung, mit Ihrer Freigabe oder nach einer von Ihnen eingerichteten Buchungsregel anlegen und absagen und freie Zeiten für Terminvorschläge ermitteln, dafür nur belegte Zeiträume. Verarbeitet werden Titel, Beschreibung, Ort, Zeiten und Teilnehmer. Legt Agentiq einen Termin mit Teilnehmern an, etwa ein Kundengespräch oder ein Bewerbungsgespräch, kann es einen Google-Meet-Link hinzufügen; die Einladung versendet Google an die Teilnehmer. Kalenderfreigaben und Kalendereinstellungen liest Agentiq nicht.
• Gmail (gmail.send): ausschließlich das Senden von E-Mails, die Sie freigegeben haben oder die eine von Ihnen eingeschaltete Automatik versendet, auch als Antwort im bestehenden Gmail-Verlauf. Über diese Verbindung liest Agentiq keine E-Mails. Verbindungen aus der Zeit vor dieser Fassung können noch die frühere Berechtigung gmail.modify enthalten; Agentiq nutzt sie nicht mehr. Sie können sie in Ihrem Google-Konto entfernen und die Verbindung neu herstellen.
• Google Drive (drive.file): Nach Ihrer Freigabe legt Agentiq eine Datei mit der Übersicht Ihrer Belege in Ihrem Google Drive ab und kann genau diese Datei wieder löschen. Mit dieser Berechtigung erreicht Agentiq nur Dateien, die es selbst angelegt hat; vorhandene Dateien liest Agentiq nicht.
• Google Ads (adwords): Werbekonten, Kampagnen, Anzeigen, Suchbegriffe, Conversion-Aktionen und Leistungswerte für Übersichten, Berichte, den Chat, die laufende Betreuung und freigegebene Änderungen an Kampagnen, die Werbeausgaben auslösen können, etwa neue Suchkampagnen, Budgets oder eine Anruferweiterung mit Ihrer Telefonnummer. Bei Zahlungsverzug kann Agentiq Ihre Kampagnen pausieren, wie in den AGB beschrieben.
• Conversion-Rückmeldung an Google Ads: Haben Besucher Ihrer Website der Werbemessung zugestimmt und ist die Rückmeldung eingeschaltet, übermittelt Agentiq Ereignis, Zeitpunkt, eine Ereigniskennung und die Klick-Kennung aus der Google-Anzeige an Ihr Google-Ads-Konto. Bei einer Anfrage über das Formular Ihrer Website kommen E-Mail-Adresse und Telefonnummer hinzu, ausschließlich als Prüfwert (SHA-256) nach den Vorgaben von Google. Einen Kaufwert übermittelt Agentiq nur aus einem bestätigten Kauf, nie aus dem Browser.
• Google Search Console (webmasters.readonly): Websites, Suchanfragen, Seiten, Klicks, Impressionen und Positionen sowie die Indexierungsprüfung einzelner Adressen. Solange ein Agentiq Visibility gebucht ist, speichert Agentiq Suchleistungsdaten bis zu 16 Monate rückwirkend; sie sind Teil Ihres Übergabepakets.
• Google Analytics (analytics.readonly): nur lesend die Kennzahlen und Schlüsselereignisse der Analytics-Property Ihrer Website, für Ergebnisberichte und Lebenszyklus-Mails. Einstellungen in Google Analytics ändert Agentiq über diese Verbindung nicht.
• Google-Unternehmensprofil (business.manage): Standorte, Öffnungszeiten, Beschreibungen, Beiträge, Leistungswerte und Bewertungen. Bewertungstexte speichert Agentiq, um Antwortentwürfe zu erstellen. Fotos, die Sie als Inhaber hochgeladen haben, übernimmt Agentiq in Ihre Materialbibliothek für Ihre Website und Ihre Werbung; Fotos Dritter übernimmt Agentiq nicht.
• Kontozuordnung (openid, email): um anzuzeigen, welches Google-Konto verbunden ist.

Eigene Verbindung „Gmail-Postfach“ (gmail.modify, openid, email). Diese Verbindung stellen Sie nur her, wenn Agentiq eingehende E-Mails für Sie bearbeiten soll. Sie ist von der Verbindung oben getrennt. Agentiq liest damit die ungelesenen Nachrichten Ihres Posteingangs einschließlich ihrer Anhänge, wie in Abschnitt 3.8 und 3.18 beschrieben, sendet Ihre Antworten und legt nach Ihrem Klick Antwortentwürfe in Ihrem Gmail-Postfach an. Wenn Sie die Einstellung „Im Postfach sortieren“ einschalten, kann der Posteingangs-Agent Nachrichten mit Agentiq-Labels versehen, als gelesen markieren und – nur wenn Sie auch diese Option einschalten – aus dem Posteingang archivieren. Diese Änderungen werden protokolliert und können über das Protokoll rückgängig gemacht werden. Agentiq löscht Nachrichten oder fremde Entwürfe niemals dauerhaft. Bis Google die Prüfung dieser Berechtigung abgeschlossen hat, steht die Verbindung nur freigeschalteten Testkonten zur Verfügung.

Eigene Verbindung „Google Merchant Center“ (content, openid, email). Diese Verbindung stellen Sie nur her, wenn Sie Produkte Ihres Shops über Google Shopping bewerben. Sie ist von den Verbindungen oben getrennt. Agentiq liest damit Ihr Merchant-Center-Konto, Ihre Produkteinträge und deren Prüfstatus bei Google und zeigt Ihnen unter „Zugänge“, wie viele Produkte freigegeben sind und wie viele einen Hinweis haben. Nur nach Ihrer ausdrücklichen Freigabe im Einzelfall legt Agentiq Produkteinträge aus Ihrem Shop an, aktualisiert sie oder entfernt sie. Bestell- und Kundendaten ruft Agentiq über diese Verbindung nicht ab.

Zugriff über das Google-Verwalterkonto von Agentiq. Für Google Ads, Search Console, Google Analytics und Ihr Unternehmensprofil müssen Sie Ihr eigenes Google-Konto nicht verbinden. Sie geben dafür einem Google-Konto von Agentiq in dem jeweiligen Google-Dienst Zugriff auf genau ein Werbekonto, eine Property, eine Website oder einen Standort. Haben Sie noch keine Analytics-Property, kann Agentiq sie auf Ihren Auftrag in seinem eigenen Verwaltungskonto für Sie anlegen; dabei übermittelt Agentiq den Namen Ihres Unternehmens an Google. Agentiq nutzt diesen Zugriff nur für das freigegebene Objekt und nur für Ihr Konto. Es verarbeitet dieselben Daten wie oben beschrieben, bei Google Analytics die Kennzahlen und Schlüsselereignisse der freigegebenen Property für Ergebnisberichte und Lebenszyklus-Mails. In der Search Console kann Agentiq auf Ihren Wunsch („Anbinden“) Ihre Website als Property anlegen und die Inhaberschaft bei Google bestätigen, bei einer von Agentiq betriebenen Website automatisch über eine Bestätigungsdatei, sonst über einen DNS-Eintrag, den Sie setzen. Das Google-Konto von Agentiq wird dadurch bestätigter Inhaber dieser Property. Dafür fragt Agentiq für sein eigenes Konto zusätzlich die Berechtigungen webmasters, siteverification und analytics.edit an. Über diesen Weg erhält Agentiq keinen Zugriff auf Ihren Kalender oder Ihre E-Mails.

Wohin Google-Daten gehen. Agentiq nutzt Google-Daten nur für die für Sie sichtbaren Funktionen oben. Dafür übermittelt Agentiq die jeweils nötigen Ausschnitte an:

• Anbieter von Sprachmodellen, wenn Sie im Chat, in Berichten oder in beauftragten Abläufen mit diesen Daten arbeiten, etwa mit Terminen, Suchanfragen, Kennzahlen oder Bewertungen, und bei der Verbindung „Gmail-Postfach“ für die Einordnung, für Antwortentwürfe und automatische Antworten sowie für das Auslesen von Belegen aus Anhängen;
• den Anbieter der Suchvektoren, wenn Antworten mit solchen Daten in Ihr Gesprächsgedächtnis aufgenommen werden, und den Sprachdienst bei der Sprachausgabe;
• unseren E-Mail-Versanddienst, wenn Lebenszyklus-Mails oder Wochenbelege Kennzahlen aus Analytics oder der Search Console enthalten.

Alle drei handeln in unserem Auftrag und erhalten nur die Ausschnitte, die für die Funktion nötig sind.

Agentiq verkauft keine Google-Daten, nutzt sie nicht für Werbung, gibt sie nicht an Werbeplattformen oder Datenhändler weiter und verwendet sie nicht, um allgemeine oder nicht personalisierte KI-Modelle zu entwickeln, zu verbessern oder zu trainieren. Die genannten Empfänger verwenden sie nach ihren Bedingungen ebenfalls nicht zum Training (Abschnitt 3.7); an den Dienst für Bilder und Videos gehen keine Google-Daten. Menschen bei Agentiq sehen Google-Daten nur, wenn Sie uns dafür im Einzelfall zustimmen, etwa im Support, wenn es zur Sicherheit oder zur Abwehr von Missbrauch nötig ist oder wenn ein Gesetz es verlangt; Auswertungen für den Betrieb erfolgen nur zusammengefasst.

Für Daten, die Agentiq über Programmierschnittstellen von Google erhält, gelten die Google API Services User Data Policy einschließlich der Anforderungen zur eingeschränkten Nutzung (Limited Use) und die Google Workspace API User Data and Developer Policy. Die Prüfung der Nutzung dieser Daten durch Google ist noch nicht abgeschlossen.

Zugriff beenden. Sie können Agentiq jederzeit in den Verbindungen Ihres Google-Kontos entfernen. Den Zugriff des Verwalterkontos von Agentiq entfernen Sie in dem jeweiligen Google-Dienst. Ist Agentiq Inhaber einer Property in Ihrer Search Console, entfernen Sie es dort unter „Nutzer und Berechtigungen“ und löschen gegebenenfalls den DNS-Eintrag zur Bestätigung. Ihre eigene Google-Verbindung sowie die getrennten Verbindungen „Google Drive“, „Gmail-Postfach“ und „Google Merchant Center“ können Sie auch in der App unter „Zugänge“ mit „Verbindung trennen“ beenden; Agentiq gibt den jeweiligen Zugang dabei an Google zurück und löscht die gespeicherten Zugangsdaten. Auf Anfrage an info@agentiq-intelligence.com löschen wir die gespeicherten Zugangsdaten und die aus Google abgerufenen Daten (Abschnitt 8). Endet Ihr Vertrag, geben wir die Google-Verbindungen bei der Löschung Ihres Kontos von uns aus an Google zurück und beenden die Verwaltungsverknüpfung Ihres Google-Ads-Kontos.

3.10 Verbindung mit Meta

• Meta-Werbekonten (ads_management, ads_read, business_management): Werbekonten, Kampagnen, Anzeigengruppen und Anzeigen einschließlich Bildern und Videos, Zielgruppeneinstellungen, Budgets und zusammengefasste Leistungswerte für Berichte und freigegebene Änderungen, die Werbeausgaben auslösen können.
• WhatsApp Business (whatsapp_business_messaging, whatsapp_business_management): Einrichtung über das Einbettungsverfahren von Meta. Dafür lädt die App erst nach Ihrem Klick das JavaScript-Paket von Meta, wodurch Meta Ihre IP-Adresse und Browserangaben erhält. Nachrichten verarbeitet Agentiq wie in Abschnitt 3.8.
• Conversion-Rückmeldung: Haben Besucher Ihrer Website der Werbemessung zugestimmt und ist die Rückmeldung eingeschaltet, übermittelt Agentiq Ereignisname, Zeitpunkt, eine Ereigniskennung (damit Meta doppelte Meldungen erkennt), die Adresse der Seite ohne Suchparameter, die Browserangabe des Besuchers und die Klick-Kennung aus der Meta-Anzeige an Ihr Meta-Werbekonto. Bei einer Anfrage über das Formular Ihrer Website kommen E-Mail-Adresse und Telefonnummer hinzu, ausschließlich als Prüfwert (SHA-256) nach den Vorgaben von Meta. Einen Kaufwert übermittelt Agentiq nur aus einem bestätigten Kauf, nie aus dem Browser.
• Zielgruppen: Auf Ihren Auftrag und nach Ihrer Freigabe legt Agentiq in Ihrem Werbekonto Zielgruppen an. Eine Zielgruppe aus Ihren Kontakten entsteht nur, wenn Sie bestätigt und belegt haben, dass diese Kontakte in die Nutzung für Werbung eingewilligt haben; Agentiq übermittelt dafür deren E-Mail-Adressen ausschließlich als Prüfwert (SHA-256) an Meta und kann daraus eine ähnliche Zielgruppe bilden lassen. Zielgruppen aus Websitebesuchern beruhen auf dem Meta-Pixel Ihrer Website und der Einwilligung der Besucher.
• Werbekonto über Agentiq: Haben Sie noch kein Werbekonto, kann Agentiq es auf Ihren Auftrag im eigenen Unternehmenskonto bei Meta für Sie anlegen; dabei übermittelt Agentiq den Namen Ihres Unternehmens.

Diese Daten verarbeiten wir in Ihrem Auftrag. Meta verarbeitet die Daten in eigener Verantwortung nach den Datenschutzhinweisen von Meta. Sie können die Verbindung in den Unternehmensintegrationen Ihres Meta-Kontos entfernen.

3.11 Weitere Dienste, die Sie verbinden

Diese Daten verarbeiten wir in Ihrem Auftrag; für die Dienste gelten zusätzlich deren Datenschutzhinweise.

• Microsoft 365 (Mail.Read, Mail.Send, User.Read, offline_access, openid, email): Agentiq liest die ungelesenen Nachrichten Ihres Posteingangs einschließlich ihrer Anhänge und sendet Ihre Antworten, wie in Abschnitt 3.8 und 3.18 beschrieben; gesendete Nachrichten legt Microsoft in Ihrem Postfach ab. Agentiq markiert, verschiebt und löscht dort nichts. Den Zugriff entfernen Sie in Ihrem Microsoft-Konto unter „Meine Apps“.
• LinkedIn: Werbekonten, Kampagnenentwürfe, Conversion-Regeln und zusammengefasste Leistungswerte für Berichte. Beiträge im Namen einer Person und Nachrichten an Bewerbende über LinkedIn sind nicht aktiviert.
• TikTok (user.info.basic): Anzeigename und Kennung, um das verbundene Konto anzuzeigen; Agentiq veröffentlicht nichts auf TikTok. Werbekampagnen auf TikTok sind nicht aktiviert.
• Webflow, WordPress, WooCommerce, Shopify, Shopware: Seiten, Beiträge, Produkte, Kategorien und SEO-Angaben Ihrer Website oder Ihres Shops, um freigegebene Änderungen zu veröffentlichen; Bestell- und Kundendaten Ihres Shops ruft Agentiq nicht ab.
• WordPress.com und Cloudflare: Die Verbindung ist vorbereitet; Agentiq ruft darüber derzeit keine Daten ab.
• HubSpot, Lexware Office, orgaMAX, Odoo, DATEV: Kontakte, Angebote, Rechnungen, Belege und Vorgänge, die Agentiq in Ihrem Auftrag liest oder anlegt; aus Odoo nur Nummer, Status und Summe von Aufträgen.
• Slack: Agentiq liest nach Ihrer Verbindung die letzten 50 Nachrichten eines von Ihnen ausgewählten Kanals und kann dort Benachrichtigungen senden. Je nach Inhalt werden Namen, Kontaktangaben und Nachrichtentexte verarbeitet.
• Microsoft Teams: Agentiq liest die Liste Ihrer Teams-Kanäle, damit Sie das Ziel auswählen können, und sendet Benachrichtigungen in den gewählten Kanal.
• Pipedrive, sevDesk, Calendly, Notion, Brevo, Mailchimp und Typeform: Agentiq liest oder schreibt die von Ihnen ausgewählten Kontakte, Vorgänge, Termine, Seiten, Kampagnen, Listen oder Formulare im Rahmen Ihres Auftrags.
• ProvenExpert: Ihre Bewertungen, um sie anzuzeigen.
• ChatGPT-Werbung (OpenAI): Kampagnen und Anzeigen Ihres Werbekontos.
• Stellenbörsen: Die Veröffentlichung von Stellenanzeigen über Stellenbörsen ist nicht aktiviert; Stellenanzeigen laufen über Werbung bei Meta (Abschnitt 3.10).
• Domains und Postfächer: Registrierung von Domains auf Ihren Namen bei Registraren in Deutschland und den Niederlanden mit den Inhaberangaben; Einrichtung von Postfächern bei einem Postfachanbieter in Deutschland mit Name und Postfachadresse.
• GitHub: Quelltext und Aufgaben für Software, die Agentiq für Sie baut.
• Branchenverzeichnisse und Fachportale: Einträge mit Name, Anschrift, Telefonnummer und Website Ihres Unternehmens nur nach Ihrer Freigabe; diese Funktion ist noch nicht aktiviert.

3.12 Landingpages unter der App-Adresse

Unter der Adresse der App liefert Agentiq Landingpages für eigene Angebote und für Kampagnen aus. Wer dort ein Formular ausfüllt, übermittelt Name, Unternehmen, Kontaktangaben und Nachricht an das Unternehmen, dem die Seite gehört. Seitenaufrufe zählen wir ohne Cookie und ohne IP-Adresse. Testen wir Varianten einer Seite, ordnen wir Besucher über einen Prüfwert aus Testkennung, IP-Adresse und Browserangabe dauerhaft einer Variante zu und speichern nur diesen Prüfwert, bis der Test gelöscht wird. Klick-Kennungen aus Anzeigen speichern wir nur mit Einwilligung (Abschnitt 3.13).

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für Anfragen, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist es, zu erkennen, welche Variante einer Seite besser verstanden wird.

Auf unserer eigenen Website agentiq-intelligence.com zählen wir Besuche mit derselben Reichweitenmessung ohne Cookie wie in Abschnitt 3.13 beschrieben: Ein kleines Skript meldet Seite ohne Suchparameter, verweisende Seite und Kampagnenangaben an unseren Server, der daraus mit IP-Adresse und Browserangabe einen Prüfwert für den Tag bildet und beide nicht speichert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist es, die Reichweite unserer Website zu kennen.

3.13 Websites und Stellenanzeigen, die Agentiq für Kunden betreibt

Agentiq erstellt und betreibt Websites und Stellenanzeigen im Auftrag seiner Kunden. Für deren Besucher gelten die Datenschutzhinweise des jeweiligen Kunden. Agentiq verarbeitet dabei:

• Verbindungsdaten wie in Abschnitt 3.1;
• Formulareingaben wie Anfragen und Bewerbungen, die an den Kunden gehen;
• eine eigene Reichweitenmessung ohne Cookie und ohne Zugriff auf das Endgerät: Aus IP-Adresse, Browserangabe, Website und einem täglich wechselnden Zufallswert bildet Agentiq einen Prüfwert (SHA-256), der nur am selben Tag gleich bleibt; IP-Adresse und Browserangabe werden dafür nur kurz verarbeitet und nicht gespeichert, der Zufallswert wird nach Ablauf des Tages gelöscht. Gespeichert werden Prüfwert, Besuch (Aufrufe ohne Pause von mehr als 30 Minuten), Seite ohne Suchparameter, Domain der verweisenden Seite, Kampagnenangaben aus der Adresse, Gerätegruppe und Browserfamilie;
• dieselbe Messung über ein Einbettungsskript auf Websites, die der Kunde selbst betreibt, wenn er es einbindet und Agentiq die Domain dafür hinterlegt hat;
• nur mit Einwilligung der Besucher eine zufällige Besucherkennung in einem Cookie (400 Tage) zusammen mit Klick-Kennungen aus Anzeigen, damit eine Anfrage der Anzeige zugeordnet werden kann; mit dieser Einwilligung meldet Agentiq Anfragen an die Werbekonten des Kunden bei Google und Meta (Abschnitte 3.9 und 3.10) und, wenn der Kunde es eingerichtet hat, an seine Google-Analytics-Property, dort ohne Kontaktdaten;
• nur mit Einwilligung der Besucher die zugeordnete Variante einer Seite in einem Cookie (180 Tage) und eine zufällige Kennung im Speicher des Browsers, wenn der Kunde Varianten testet;
• Fragen und Antworten im Website-Chat, wenn die Website einen hat. Gespeichert wird ein Gespräch nur, wenn der Besucher dem zustimmt, und dann 30 Tage;
• Angebotsanfragen mit Name, E-Mail-Adresse und der gewählten Leistung, die an den Kunden gehen;
• eingebettete Terminbuchung über Google Kalender erst, nachdem der Besucher externen Inhalten zugestimmt hat; dabei erhält Google die IP-Adresse und Browserangaben des Besuchers;
• die Einwilligungsauswahl der Besucher (180 Tage).

3.14 Bewerbungen

Über Stellenanzeigen, die Agentiq für einen Kunden veröffentlicht, gehen Bewerbungen ein. Diese Daten verarbeiten wir im Auftrag des ausschreibenden Unternehmens: Agentiq speichert Angaben und Unterlagen der Bewerbenden, auch solche, die sie über einen persönlichen Link nachreichen, sendet Eingangsbestätigungen und Nachrichten nach den Vorgaben des Unternehmens und löscht Bewerbungen samt Unterlagen sechs Monate nach der Absage oder dem letzten Vorgang, sofern keine Einwilligung für einen Talentpool vorliegt. Beginnt eine Bewerbung über WhatsApp, verarbeitet Agentiq dafür Telefonnummer und Antworten auf die Einstiegsfragen. Bewerbende können über die Stellenseite Auskunft oder Löschung anfragen; die Anfrage geht an das ausschreibende Unternehmen. Über Bewerbungen entscheidet das ausschreibende Unternehmen.

3.15 Fragebögen und Interviews mit Gästen

Agentiq führt im Auftrag seiner Kunden oder für eigene Beratungen Fragebögen und Sprach-Interviews mit eingeladenen Gästen durch. Dabei werden Antworten, Transkripte und Unternehmensangaben verarbeitet, im Sprachmodus auch die Stimme. Stimme und Gespräch gehen an einen Echtzeit-Sprachdienst in den USA, die Auswertung und eine Websuche zum Unternehmen an ein Sprachmodell desselben Anbieters. Audio speichert Agentiq nicht. Auf der Abschlussseite lädt Ihr Browser eine Animation eines Animationsdienstes über ein Auslieferungsnetzwerk; diese Anbieter erhalten dabei Ihre IP-Adresse und Browserangaben. Eine Terminbuchung über Google Kalender wird erst nach Ihrem Klick geladen; dann erhält Google Ihre IP-Adresse und Browserangaben. Rechtsgrundlage ist bei Interviews im Auftrag die des Kunden, bei eigenen Beratungen Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

#### Process Mapping: persönliches Prozessgespräch

Für ein persönliches Process-Mapping-Gespräch erhält der Gast einen eigenen Link und einen getrennten Zugangscode. Die E-Mail-Adresse wird bei der ersten Anmeldung bestätigt und dem Gespräch zugeordnet. Der Zugang ermöglicht Unterbrechen, Fortsetzen und das Lesen der eigenen Prozessauswertung einschließlich PDF. Die einladende Agentiq-Betreiberperson sieht die vollständige Mitschrift und interne Auswertung. Der Link allein öffnet diese Inhalte nicht.

Bei diesem Gespräch verarbeiten unsere KI-Dienste die Stimme und Prozessangaben in einer festgelegten europäischen Region (Niederlande). Agentiq speichert keine Audioaufnahme. Gespeichert werden die E-Mail-Adresse, die bestätigten Zugangsdaten in geschützter Form, Antworten, die Mitschrift beider Gesprächsseiten, die Prozessauswertung sowie die Bestätigung des Speicherhinweises. Diese Angaben dienen der Prozessanalyse, der Kommunikation zum Gespräch und der Vorbereitung eines möglichen Angebots. Eine Werbeeinwilligung wird dadurch nicht erteilt.

Gespräch, Mitschrift und Auswertung werden zwölf Monate nach der letzten Gesprächsaktivität gelöscht. Eine bloße Anmeldung oder das Lesen der Auswertung verlängert diese Frist nicht. Ein anschließender Auftrag wird getrennt dokumentiert; dessen gesetzliche Aufbewahrungspflichten erlauben keine unbegrenzte Speicherung dieses Gesprächs. Die Rechte und Kontaktmöglichkeiten aus den Abschnitten 8 und 9 gelten auch für Gäste.

3.16 Telefon-Empfang

Bucht ein Kunde den Telefon-Empfang, nimmt ein KI-Assistent Anrufe an seiner Rufnummer entgegen. Diese Daten verarbeiten wir im Auftrag des Kunden. Den Anruf nimmt ein Telefonanbieter in der EU an und verbindet ihn mit einem Echtzeit-Sprachdienst in den USA; dorthin gehen die Stimme des Anrufers und die Rufnummern. Der Assistent sagt zu Beginn, dass ein KI-Assistent spricht.

Das Gespräch wird nicht aufgezeichnet, und Agentiq speichert keinen Wortlaut. Gespeichert werden die Rufnummer des Anrufers und die angerufene Nummer, Beginn, Ende und Dauer, das vom Anrufer genannte Anliegen, sein Name und eine Rückrufnummer sowie ein gebuchter Termin. Auf Wunsch des Anrufers leitet der Assistent an eine vom Kunden hinterlegte Nummer weiter.

3.17 Gesprächshilfe AMI

Mit AMI lässt sich eine Person im Verkaufsgespräch Hinweise aus dem freigegebenen Wissen ihres Unternehmens anzeigen und das Gespräch danach auswerten. Diese Daten verarbeiten wir im Auftrag des Kunden. Die Sprachverarbeitung beginnt erst, wenn die sprechende Person bestätigt hat, dass sie ihr Gegenüber darauf hingewiesen hat.

Der Ton beider Gesprächsseiten geht aus dem Browser direkt an einen Spracherkennungsdienst, der ihn in der EU in Text umwandelt und nicht speichert. Die zuletzt gesprochenen Sätze und nach dem Gespräch der erkannte Text gehen an ein Sprachmodell, das den Hinweis auswählt und die Analyse erstellt. Agentiq speichert weder Ton noch Wortlaut, sondern nur Angaben zum Gespräch und die strukturierte Analyse mit Zusagen, offenen Punkten und nächstem Schritt. Einen Entwurf, den die Person nicht bestätigt, löschen wir nach 72 Stunden. Stimme und Gefühle werden nicht ausgewertet; Vorgesetzte sehen einzelne Gespräche nicht.

3.18 Belege

Ist die Belegerfassung eingeschaltet, speichert Agentiq Rechnungen und Belege, die als PDF oder Bild in Ihrem Posteingang ankommen oder die Sie hochladen, mit Dateiname, Absender und Betreff. Ein Sprachmodell liest aus der Datei Rechnungssteller, Rechnungsnummer, Datum und Beträge und schlägt ein Konto vor; dafür wird die ganze Datei übermittelt. Nach Ihrer Freigabe sendet Agentiq die gesammelten Belege über Ihren eigenen Absender an die von Ihnen hinterlegte Steuerberatung und kann eine Übersicht in Ihrem Google Drive ablegen (Abschnitt 3.9). Diese Daten verarbeiten wir in Ihrem Auftrag.

3.19 Kontakt, Support und Betrieb

Schreiben Sie uns, verarbeiten wir Ihre Kontaktdaten, den Inhalt Ihrer Nachricht, zugehörige Vertragsdaten und den Bearbeitungsverlauf, um Ihr Anliegen zu beantworten und nachvollziehbar zu dokumentieren. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei Fragen zu einem Vertrag, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Betriebsmeldungen, etwa zu Störungen, senden wir unserem Team über einen Messenger-Dienst außerhalb der EU. Sie nennen betroffene Kunden nur mit einer Kurzkennung und enthalten weder Namen noch Inhalte Ihrer Kommunikation; die Einzelheiten stehen nur in der App.

Mitarbeitende von Agentiq greifen auf Daten in Kundenkonten nur zu, soweit es für den Betrieb, für Support auf Ihre Anfrage, für die Sicherheit oder aufgrund gesetzlicher Pflichten nötig ist. Mandantenübergreifende Auswertungen für die Steuerung unserer Leistungen erfolgen zusammengefasst und werden protokolliert.

3.20 Kostenloser Sofort-Check

Beim kostenlosen Sofort-Check verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse, die angegebene Website und das Prüfergebnis. Wir senden das Ergebnis an die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, weil Sie diese Leistung anfordern. Für die Zustellung erhält der in Abschnitt 3.5 genannte E-Mail-Versanddienst die E-Mail-Adresse, den Betreff und den Inhalt der Nachricht.

Weitere Tipps senden wir nur, wenn Sie dies ausdrücklich auswählen und anschließend über den einmalig nutzbaren Link in der Bestätigungs-E-Mail bestätigen. Rechtsgrundlage ist dann Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Jede weitere E-Mail enthält einen Abmeldelink. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen; ohne Bestätigung werden keine Tipps versendet.

Ohne Einwilligung löschen wir E-Mail-Adresse und Ergebnis spätestens nach 30 Tagen. Nach bestätigter Einwilligung löschen wir sie spätestens nach zwölf Monaten, soweit Sie Ihre Einwilligung nicht vorher widerrufen. Für die Begrenzung von Anfragen verwenden wir die Verbindungsadresse nur als nicht rückrechenbare Zuordnung und speichern sie nicht im Klartext.

4. Empfänger

Personenbezogene Daten erhalten nur Stellen, die sie für den jeweiligen Zweck benötigen. Anbieter, die in unserem Auftrag handeln, binden wir durch Verträge zur Auftragsverarbeitung. Wir nennen hier die Kategorien der Empfänger; eine Übersicht nach Zweck und Region steht unter Anbieter nach Zweck und Region. Als Kunde erhalten Sie die namentliche Liste unserer Unterauftragsverarbeiter in der App und als Anlage zum Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Betroffenen nennen wir die konkreten Empfänger ihrer Daten auf Anfrage an info@agentiq-intelligence.com.

• Hosting: ein Rechenzentrumsbetreiber in Deutschland; Server und Datenbank stehen in Rechenzentren in Deutschland.
• KI-Modelle und Sprache: Anbieter von Sprachmodellen, Suchvektoren, Spracherkennung, Sprachausgabe und Echtzeit-Sprachgesprächen in den USA und in der EU (Abschnitt 3.7).
• Telefonie: ein Telefonanbieter in der EU für den Telefon-Empfang (Abschnitt 3.16).
• Suche und Suchmaschinen-Daten: Dienste für die Websuche der KI-Agenten, die Herkunftsprüfung von Bildern, die Suche nach Erwähnungen Ihres Unternehmens und für Suchmaschinen-Daten. Die Websuche der KI-Agenten läuft über Auftragsverarbeiter, einer davon in Frankreich (EU); für mögliche Verarbeitung außerhalb der EU gelten Standardvertragsklauseln. Ein weiterer Suchdienst dient als Ausweich. Übermittelt werden Suchbegriffe, Fragen und Domains; enthalten sie Namen oder Orte, auch diese. Ein Suchdienst in den USA verarbeitet Suchanfragen in eigener Verantwortung und bewahrt sie nach eigenen Angaben höchstens 90 Tage auf.
• E-Mail: ein E-Mail-Versanddienst in Frankreich und unser E-Mail-Anbieter in Deutschland; ein Postfachanbieter in Deutschland für Postfächer, die wir für Kunden einrichten.
• Zahlung und Signatur: Stripe (eigene Verantwortung, Abschnitt 3.4) und ein Signaturdienst in Frankreich.
• Domains: Registrare in Deutschland und den Niederlanden.
• Bild- und Videoerzeugung: Für Websites erzeugen Bildmodelle über den globalen Zugang eines Modellvermittlers in den USA ausschließlich abstrakte Motive ohne Personenbezug (Abschnitt 3.7). Dorthin gehen keine Namen, Kontaktdaten, Kundenfotos, Vorlagen oder Kundentexte; die Anfrage verlangt Verarbeitung ohne Speicherung und ohne Nutzung zur Verbesserung von Modellen. Falls dieser Weg ausfällt, erzeugt unser Anbieter in der EU das Motiv. Für andere Bilder und Werbevideos kann ein weiterer Dienst in den USA eingesetzt werden; ein Foto einer Person geht nur dorthin, wenn ihre Einwilligung dafür hinterlegt ist.
• Verbundene Dienste: Google, Meta, Microsoft, LinkedIn, TikTok und die weiteren Dienste aus Abschnitt 3.11, jeweils nach Ihrer Verbindung und für die beschriebenen Funktionen.
• Behörden und Gerichte, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

5. Übermittlung in Drittländer

Einige Empfänger verarbeiten Daten außerhalb der EU, vor allem in den USA: Anbieter von Sprachmodellen, Suchvektoren und Echtzeit-Sprachgesprächen, ein Suchdienst und der Dienst für Bilder und Videos, außerdem Google, Meta, Microsoft, LinkedIn und TikTok, soweit Sie diese Dienste verbinden. Der Auftragsverarbeiter für die Websuche der KI-Agenten sitzt in Frankreich; verarbeitet er oder einer seiner Unterauftragnehmer Daten außerhalb der EU, gelten die Standardvertragsklauseln. Der Messenger-Dienst für unsere Betriebsmeldungen sitzt außerhalb der EU und erhält keine Namen von Kunden und keine Inhalte. Die Spracherkennung für die Gesprächshilfe und die Diktierfunktion sowie der Chat für Beschäftigte laufen über Zugänge mit Verarbeitung in der EU.

Wir übermitteln nur, wenn die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind: auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses der EU-Kommission, insbesondere für Empfänger, die unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert sind, oder auf Grundlage der Standardvertragsklauseln der EU-Kommission in den Verträgen zur Auftragsverarbeitung. Dienste, die Sie selbst verbinden, verarbeiten Daten nach eigenen Garantien in eigener Verantwortung. Eine Kopie der Garantien erhalten Sie auf Anfrage an info@agentiq-intelligence.com.

6. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck nötig ist, und löschen sie danach, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht.

• Konto und Inhalte in Agentiq: für die Dauer des Vertrags. Viele Inhalte können Sie selbst löschen; im Übrigen löschen wir sie auf Ihre Anfrage.
• Server-Protokolle: höchstens 30 Tage.
• Reichweitenmessung der Websites: der tägliche Zufallswert bis zum Ende des Tages, Einzelaufrufe 13 Monate, danach Tagessummen ohne Prüfwert bis zu 25 Monate.
• Nutzungsmessung der App: 13 Monate.
• Zugangstokens verbundener Dienste: bis Sie die Verbindung beenden und die Löschung verlangen, spätestens bis zur Löschung Ihres Kontos.
• Suchleistungsdaten der Search Console: bis zu 16 Monate rückwirkend, solange ein Agentiq Visibility gebucht ist.
• Daten der Prozessdiagnose: 90 Tage.
• Gespeicherte Gespräche im Website-Chat: 30 Tage.
• Unbestätigte Entwürfe der Gesprächshilfe: 72 Stunden.
• Anrufliste des Telefon-Empfangs, Belege, Angebotsanfragen und Termine: für die Dauer des Vertrags des Kunden, soweit er sie nicht früher löschen lässt.
• Abmeldungen von Benachrichtigungen: solange sie nötig sind, um weitere Benachrichtigungen an diese Adresse zu verhindern.
• Bewerbungen: sechs Monate nach Absage oder letztem Vorgang, mit Einwilligung für einen Talentpool bis zu deren Ende.
• Bestätigungslinks für einen Kauf: sieben Tage.
• Kostenloser Sofort-Check: ohne Einwilligung 30 Tage, mit bestätigter Einwilligung höchstens zwölf Monate; Bestätigungslinks für Tipps gelten sieben Tage.
• Sperrliste für E-Mails: solange sie nötig ist, um unerwünschte Zustellungen zu verhindern.
• Anmeldeprotokolle von Konten mit Verwaltungsrechten: bis zur Löschung des Kontos.
• Bei Anbietern: nach deren Fristen, bei den Anbietern der Sprachmodelle in der Regel höchstens 30 Tage (Abschnitt 3.7); der E-Mail-Versanddienst bewahrt Versandprotokolle nach seinen eigenen Fristen auf (Abschnitt 3.5).

Nach dem Ende eines Vertrags gilt dieser Ablauf, gerechnet ab dem Tag, an dem die Kündigung wirksam wird:

• Bis Tag 30 können Sie Ihr Konto weiter aufrufen und Ihre Daten einsehen.
• Bis Tag 90 können Sie Ihr Übergabepaket herunterladen.
• An Tag 97 löschen wir die Daten Ihres Kontos in der Plattform einschließlich gespeicherter Dateien, geben verbundene Google- und Meta-Zugriffe zurück und bestätigen Ihnen die Löschung.
• Ausgenommen sind Unterlagen, die wir nach Handels- und Steuerrecht aufbewahren müssen: Rechnungen und Buchungsbelege acht Jahre, Handelsbücher zehn Jahre, Handels- und Geschäftsbriefe sechs Jahre. Nachweise zu Verträgen, Einwilligungen und Löschungen bewahren wir zehn Jahre auf. Diese Unterlagen sperren wir und verwenden sie nur für diesen Zweck.

Für Daten, die wir im Auftrag eines Kunden verarbeiten, gelten zusätzlich die Fristen aus dem Vertrag zur Auftragsverarbeitung und den Weisungen des Kunden.

7. Datensicherheit

Die Verbindung zur App ist verschlüsselt. Zugangsdaten verbundener Dienste speichern wir verschlüsselt; der Schlüssel liegt nicht in der Datenbank. Die Daten verschiedener Kunden trennt die Datenbank durch Zugriffsregeln je Kunde. Konten mit Verwaltungsrechten bei Agentiq sichern wir mit einem zweiten Faktor.

8. Zugriff beenden und Löschung verlangen

Den Zugriff auf verbundene Konten beenden Sie beim jeweiligen Anbieter, etwa in den Verbindungen Ihres Google-Kontos, in den Unternehmensintegrationen Ihres Meta-Kontos, unter „Meine Apps“ in Ihrem Microsoft-Konto oder in den Einstellungen für verbundene Apps bei LinkedIn und TikTok. Dadurch löschen sich die bereits in Agentiq gespeicherten Daten nicht von selbst.

Für die Löschung gespeicherter Zugangsdaten, abgerufener Daten und daraus erzeugter Inhalte wie Berichte, Aufgaben, Antwortregeln oder Gedächtniseinträge schreiben Sie an info@agentiq-intelligence.com. Die Anleitung zur Datenlöschung beschreibt, welche Angaben wir dafür brauchen. Wir bestätigen Ihnen die Löschung innerhalb eines Monats. Nur bei komplexen Anfragen kann sich die Frist nach Art. 12 Abs. 3 DSGVO verlängern; das teilen wir Ihnen innerhalb dieses Monats mit. Die Löschung in Agentiq löscht nicht die Originale beim Anbieter, etwa Ihre E-Mails, Termine oder Anzeigen.

9. Ihre Rechte

Sie haben nach der DSGVO das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20). Beruht eine Verarbeitung auf einer Einwilligung, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen; die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt unberührt.

Widerspruchsrecht: Beruht eine Verarbeitung auf unserem berechtigten Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), können Sie ihr aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO). Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir weisen zwingende schutzwürdige Gründe nach oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Für Ihre Anfrage genügt eine Nachricht an info@agentiq-intelligence.com. Wir dürfen Angaben anfordern, die nötig sind, um Ihre Identität zu bestätigen.

10. Beschwerderecht

Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO), insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des mutmaßlichen Verstoßes. Für uns zuständig ist Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit.

11. Pflicht zur Bereitstellung

Die Angaben, die wir bei Kontoeröffnung, Kauf und Abrechnung als Pflichtfelder abfragen, brauchen wir für den Vertrag oder für gesetzlich vollständige Rechnungen. Ohne sie können wir das Konto, den Vertrag oder die Leistung nicht einrichten. Freiwillige Angaben können Sie ohne diese Folge weglassen.

12. Änderungen

Jede Änderung erhält eine neue Fassung mit eigener Fassungs-ID und einem Wirksamkeitsdatum. Die aktuelle Fassung steht in der App und unter agentiq-intelligence.com/de/datenschutz. Änderungen mit Bedeutung für bestehende Verträge teilen wir Ihnen vorher mit.